Επεξεργασιά Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Ο Δήμος Ηλιούπολης  είναι Οργανισμός Τοπικής Αυτοδιοίκησης  πρώτου βαθμού (Ν.Π.Δ.Δ.) που εδρεύει στην Ηλιούπολη Αττικής (οδός Σοφοκλή  Βενιζέλου 112 & Πρωτόπαππα), η λειτουργία και η οργάνωση  του οποίου διέπεται  από τον Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων καθώς και  το εν γένει ισχύον νομικό καθεστώς για  τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.).

Ο Δήμος Ηλιούπολης, στο πλαίσιο εναρμόνισής του με τον Νόμο 4624/2019 ( ΦΕΚ 137 Α’ 29-8-2019) και το Γενικό Κανονισμό Προστασίας των Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 που ετέθη σε ισχύ από την 25/05/2018, (στο εξής ο «ΓΚΠΔ»), όπως εκάστοτε ισχύει, σας παρέχει με το παρόν την ακόλουθη ενημέρωση για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και τα δικαιώματά σας ως υποκειμένου των δεδομένων. Ο νέος Κανονισμός αντικαθιστά το υφιστάμενο νομικό πλαίσιο για την προστασία του ατόμου  κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Από την παραπάνω ημερομηνία κάθε αναφορά στις διατάξεις του Ν. 2472/1997, νοείται ότι αναφέρεται στις διατάξεις του νέου «ΓΚΠΔ».

Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνίσταται στη συλλογή, καταχώριση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση, μεταβολή, ανάκτηση, αναζήτηση πληροφοριών, χρήση, διαβίβαση, περιορισμό ή διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που έχουν περιέλθει ή θα περιέλθουν εις γνώσιν  του  Δήμου Ηλιούπολης, στο πλαίσιο της οργάνωσης, της λειτουργίας και των καθηκόντων τοπικής αυτοδιοίκησης που ενασκεί, καθώς και των παροχών και των υπηρεσιών του προς τους Δημότες εν γένει.

Ως «προσωπικό δεδομένο» νοείται κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικό πρόσωπο, η ταυτότητα του οποίου  είναι προσδιορισμένη ή μπορεί να προσδιοριστεί άμεσα ή έμμεσα. 

Ο Δήμος Ηλιούπολης , σε συμμόρφωση με το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, έχει προβεί σε όλες τις ενέργειες που απαιτούνται, εφαρμόζοντας τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη νόμιμη τήρηση, την επεξεργασία και την ασφαλή φύλαξη του αρχείου δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεσμευόμενος να διασφαλίζει και να προστατεύει με κάθε τρόπο την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων από απώλεια ή διαρροή, αλλοίωση, διαβίβαση ή την με οποιονδήποτε άλλο τρόπο αθέμιτη επεξεργασία τους.

Η παρούσα ενημέρωση απευθύνεται καταρχήν στους δημότες, στα όργανα , στα μέλη της Διοίκησης, στο προσωπικό και τους εξωτερικούς συνεργάτες του Δήμου Ηλιούπολης, καθώς και σε κάθε φυσικό πρόσωπο που υπό οποιαδήποτε ιδιότητα έχει συναλλακτικές σχέσεις ή/και συνεργασία με το Δήμο Ηλιούπολης στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του.

Α1. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε και από πού τα συλλέγουμε

Ο  Δήμος Ηλιούπολης επεξεργάζεται τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των σκοπών και των αρμοδιοτήτων  του, όπως(ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): 

• προσωπικά δεδομένα των  δημοτών του, (ενδεικτικά: ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΔΤ, ταχυδρομική διεύθυνση,  στοιχεία οικογενειακής μερίδας, ληξιαρχείου, στοιχεία που αφορούν ειδικότερα αιτήματα των δημοτών και μπορεί να περιλαμβάνουν δικαστικές αποφάσεις, διοικητικές αποφάσεις, στοιχεία κοινωνικής ασφάλισης κ.α.). 
• προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων  του, περιλαμβανομένων και δεδομένων ειδικών κατηγοριών (υγεία, κοινωνική ασφάλιση) που είναι απαραίτητα για την εξυπηρέτηση της εργασιακής σύμβασης και την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του Δήμου Ηλιούπολης οι οποίες απορρέουν από την κοινωνικοασφαλιστική νομοθεσία.
• δεδομένα των αναδόχων και των εν γένει προμηθευτών του Δήμου .
• δεδομένα δικαιούχων κοινωνικών και προνοιακών επιδομάτων, περιλαμβανομένων και δεδομένων ειδικών κατηγοριών.

Πηγές των δεδομένων ενδέχεται να είναι τα ίδια τα υποκείμενα, το Υπουργείο Εσωτερικών, καθώς και άλλες αρμόδιες Κρατικές Αρχές ή/και δημόσιες υπηρεσίες κατά περίπτωση.

Α2. Επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Ο Δήμος Ηλιούπολης δεν επεξεργάζεται ευαίσθητα δεδομένα  προσωπικού χαρακτήρα όπως δεδομένα που σχετίζονται με τη φυλετική ή εθνοτική σας καταγωγή, τα πολιτικά σας φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές σας πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σας σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά ή βιομετρικά δεδομένα με σκοπό την ταυτοποίηση σας ως υποκείμενο της επεξεργασίας καθώς και δεδομένα υγείας ή δεδομένα που αφορούν την σεξουαλική σας ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό σας εκτός εάν: α) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη ουσιαστικού δημοσίου συμφέροντος που εξυπηρετεί ο Δήμος Ηλιούπολης, β) έχετε δώσει ρητά τη συγκατάθεσή σας προς τούτο για συγκεκριμένο σκοπό ή η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την προστασία ζωτικών συμφερόντων υμών ή τρίτων, σε περίπτωση φυσικής ή νομικής αδυναμίας σας να συγκατατεθείτε,  γ) τα δεδομένα αυτά έχουν γνωστοποιηθεί στο Δήμο Ηλιούπολης  από εσάς ή τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο πλαίσιο τεκμηρίωσης και διαφύλαξης των εννόμων συμφερόντων σας ή/και του  Δήμου Ηλιούπολης ως υπευθύνου επεξεργασίας, δ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη τόσο των δικών σας εννόμων αξιώσεων όσο και του  Δήμου Ηλιούπολης ως υπευθύνου επεξεργασίας 

Ο  Δήμος Ηλιούπολης έχει λάβει σε κάθε περίπτωση όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφαλή τήρηση και επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που ανήκουν στις παραπάνω ειδικές κατηγορίες.

Β. Δεδομένα που αφορούν παιδιά

Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ανηλίκων δεν εκτελείται κατ΄ αρχήν, εκτός αν υφίσταται λόγος δημοσίου συμφέροντος, προηγούμενη συγκατάθεση των γονέων ή των ασκούντων τη γονική μέριμνα αυτών, ή αν άλλως ορίζεται από το νόμο.

Για τους σκοπούς της παρούσας, ανήλικα θεωρούνται τα άτομα που δεν έχουν συμπληρώσει το 18ο έτος της ηλικίας τους.

Γ. Σκοποί εξεργασίας

Η συλλογή και η επεξεργασία των ανωτέρω δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από το Δήμο Ηλιούπολης  είναι απολύτως απαραίτητη για την εξυπηρέτηση των σκοπών και της λειτουργίας του και συγκεκριμένα για τους κάτωθι σκοπούς:

• Για την ενάσκηση των αρμοδιοτήτων τοπικής αυτοδιοίκησης και την εξυπηρέτηση των σκοπών δημοσίου συμφέροντος, και δη των συμφερόντων των Δημοτών. 
• Για την κατάρτιση ειδικών καταλόγων και μητρώων, για την τήρηση των οποίων ο Δήμος είναι αρμόδιος, όπως εκλογικών καταλόγων, ληξιαρχείου, μητρώου αρρένων,  τη σύνταξη στρατολογικών πινάκων,  μητρώου  εθελοντών κλπ.
• Για την εν γένει διαχείριση αιτημάτων των δημοτών – πολιτών  που εντάσσονται στους σκοπούς και τις υπηρεσίες του Δήμου Ηλιούπολης, όπως είναι η έκδοση πιστοποιητικών, ειδικών βεβαιώσεων,  η καταχώρηση και έκδοση αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων( ονοματοδοσίας, βάπτισης , γάμου, θανάτου, κλπ).
• Για σκοπούς αδειοδοτήσεων σύμφωνα με τη νομοθεσία (όπως είναι η αδειοδότηση καταστημάτων – επιχειρήσεων, αδειοδοτήσεις για επιχειρήσεις παροχής θέσεων  στάθμευσης).
• Για τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της άσκησης της κοινωνικής πολιτικής του Δήμου (όπως για τη  λειτουργία κοινωνικού φαρμακείου, κοινωνικού παντοπωλείου, για την παροχή ιατρικών υπηρεσιών στις κοινωνικά  ευπαθείς ομάδες κ.α.)
• Για την υλοποίηση εθελοντικών προγραμμάτων. 
• Για  τη διευθέτηση και το διακανονισμό των ληξιπρόθεσμων  οφειλών προς το Δήμο.
• Για τη διαχείριση αιτήσεων μετοίκησης και μεταδημότευσης.
• Για την επιμέλεια της διαδικασίας Αποστολής των Στρατολογικών Πινάκων στην Υπηρεσία της  Στρατολογίας.
• Για την ορθή διενέργεια διαγωνισμών, σύμφωνα με τη νομοθεσία,  τη νομότυπη συλλογή προσφορών για την επιλογή των προμηθευτών, την κατά περίπτωση απευθείας ανάθεση έργου,  καθώς και για την εξυπηρέτηση της συμβατικής σχέσης με τους προμηθευτές και την πληρωμή τους, σε συμμόρφωση με τις συμβατικές υποχρεώσεις του Δήμου. 
• Για τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της δημοτικής αστυνομίας, του ΠΑΟΔΗΛ, και του ΚΑΦΑΔΗΛ (Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου του Δήμου Ηλιούπολης ).
• Για σκοπούς νόμιμης λειτουργίας και έκδοσης αποφάσεων του ΔΣ (όπως π.χ. για σκοπούς τήρησης πρακτικών αποφάσεων, αποστολής προσκλήσεων για τη σύγκληση του ΔΣ κλπ.).
• Για σκοπούς πρωτοκόλλησης εγγράφων, εμπιστευτικών ή μη και την αρχειοθέτηση αυτών.
• Για τη διοίκηση του προσωπικού και την εν γένει διαχείριση των εργασιακών σχέσεων του Δήμου Ηλιούπολης  με το προσωπικό (τήρηση φακέλου εργαζομένου, μισθοδοσία, χορήγηση αδειών, τήρηση παρουσιολογίου κλπ.).
• Για τη σύναψη συμβάσεων με εργολάβους.
• Για σκοπούς που άπτονται πολεοδομικών και συναφών αρμοδιοτήτων του Δήμου.
• Για την προώθηση και ανάδειξη των δράσεων του Δήμου Ηλιούπολης, μέσα από την φωτογράφηση  και την τήρηση οπτικού υλικού των εκάστοτε διεξαχθέντων εκδηλώσεων –  δραστηριοτήτων.
• Για κάθε άλλο σκοπό μη περιγραφόμενο ρητά στην παρούσα, που αφορά την παροχή υπηρεσιών προς τους Δημότες και την εν γένει ευημερία και εξυπηρέτηση αυτών, στα πλαίσια της χρηστής Διοίκησης. 

Δ. Νομιμότητα επεξεργασίας

Ο Δήμος Ηλιούπολης επεξεργάζεται νόμιμα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εφόσον η επεξεργασία:

• Είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση της αποστολής της και των καθηκόντων της που εκτελούνται προς το δημόσιο συμφέρον, στο πλαίσιο του κανονιστικού πλαισίου που διέπει τη σύσταση, την οργάνωση και τη λειτουργία του.
• Είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση του Δήμου Ηλιούπολης με τις  έννομες υποχρεώσεις του ή για την επιδίωξη των εννόμων συμφερόντων του.
• Είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση των συμβατικών του υποχρεώσεων έναντι του προσωπικού, των συνεργατών, των προμηθευτών του κλπ.
• Βασίζεται στην προηγούμενη ρητή συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων, εφόσον η επεξεργασία δεν θεμελιώνεται σε κάποια από τις ανωτέρω αναφερόμενες νόμιμες βάσεις επεξεργασίας.

Ε. Ανάκληση Συγκατάθεσης

Έχετε δικαίωμα να ανακαλέσετε οποτεδήποτε τη συγκατάθεσή σας, όπου αυτή απαιτείται, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε σε αυτήν μέχρι και τη στιγμή της  ανάκλησή της. Η ανάκληση της συγκατάθεσής σας μπορεί να υποβληθεί εγγράφως ή προφορικώς στα γραφεία του Δήμου Ηλιούπολης ή κατόπιν ηλεκτρονικού αιτήματός σας προς το Γραφείο Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Δήμου στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@ilioupoli.gr .

ΣΤ. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων και κατάρτιση προφίλ

Ο Δήμος Ηλιούπολης δεν προβαίνει σε λήψη αποφάσεων που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένες διαδικασίες επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Ζ. Χρόνος Τήρησης

Τα δεδομένα σας θα τηρούνται για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση των σκοπών επεξεργασίας του (όπως παρατέθηκαν ανωτέρω), την προάσπιση εννόμων συμφερόντων του και τη συμμόρφωση του Δήμου Ηλιούπολης με τις έννομες υποχρεώσεις του.  

Η. Αποδέκτες των δεδομένων

Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα έχουν οι υπάλληλοι του Δήμου Ηλιούπολης, εντός του πεδίου των αρμοδιοτήτων τους, καθώς και τρίτοι εξωτερικοί συνεργάτες του που ενδέχεται κατά περίπτωση να εκτελούν επεξεργασία για λογαριασμό του («εκτελούντες επεξεργασία»). Ο Δήμος Ηλιούπολης έχει νομίμως διασφαλίσει ότι οι εκτελούντες επεξεργασία δεδομένων για λογαριασμό του πληρούν τις προϋποθέσεις και παρέχουν επαρκείς διαβεβαιώσεις για την εφαρμογή των κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων, ώστε η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων να γίνεται με όλα τα εχέγγυα της εμπιστευτικότητας, της ασφάλειας και της ακεραιότητας των δεδομένων σας.

Αποδέκτες των δεδομένων σας μπορεί να είναι άλλοι αρμόδιοι  Κρατικοί και Ασφαλιστικοί Φορείς κατά περίπτωση, καθώς και Υπουργεία, άλλες  Αρχές Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Δικαστικές ή άλλες Κανονιστικές Αρχές, περιλαμβανομένης της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Τα δεδομένα σας δεν διαβιβάζονται εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης και δεν χρησιμοποιούνται, δεν πωλούνται ούτε κοινοποιούνται καθ’ οιονδήποτε άλλο τρόπο σε τρίτους για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης .

Θ. Δικαιώματα υποκειμένου

Ως υποκείμενο επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων διατηρείτε τα ακόλουθα δικαιώματα:

1. Δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και εφόσον αυτά τυγχάνουν επεξεργασίας από το Δήμο Ηλιούπολης, ως υπεύθυνου επεξεργασίας, τους σκοπούς αυτής, τις κατηγορίες των δεδομένων και τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών αυτών (άρθρο 15 ΓΚΠΔ).
2. Δικαίωμα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων καθώς και συμπλήρωσης ελλιπών δεδομένων (άρθρο 16 ΓΚΠΔ).
3. Δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων υπό την επιφύλαξη των υποχρεώσεων και των δικαιωμάτων του  Δήμου Ηλιούπολης για τη διατήρησή τους με βάση τις εκάστοτε ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις (άρθρο 17 ΓΚΠΔ).
4. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων εφόσον, είτε αμφισβητείται η ακρίβεια αυτών, είτε η επεξεργασία είναι παράνομη, είτε εξέλιπε ο σκοπός της επεξεργασίας και υπό την προϋπόθεση ότι δεν συντρέχει νόμιμος λόγος για τη διατήρησή τους (άρθρο 18 ΓΚΠΔ).
5. Δικαίωμα φορητότητας των προσωπικών σας δεδομένων σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, υπό την προϋπόθεση ότι η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεσή σας και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα. Η ικανοποίηση του εν λόγω δικαιώματος τελεί υπό την επιφύλαξη των νομίμων δικαιωμάτων και υποχρεώσεων του  Δήμου Ηλιούπολης για τη διατήρηση των δεδομένων και την εκπλήρωση καθήκοντός του προς το δημόσιο συμφέρον (άρθρο 20 ΓΚΠΔ).
6. Δικαίωμα εναντίωσης για λόγους που αφορούν στην ιδιαίτερη κατάστασή σας στην περίπτωση που τα δεδομένα σας υφίστανται επεξεργασία για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο Δήμο Ηλιούπολης ή για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει ο  Δήμος Ηλιούπολης ή τρίτο μέρος.

Κάθε αίτημά σας αναφορικά με τα προσωπικά σας δεδομένα και την άσκηση των δικαιωμάτων σας πρέπει να απευθύνεται εγγράφως στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του  Δήμου Ηλιούπολης  στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpo@ilioupoli.gr .

Ειδικό έντυπο για την άσκηση των δικαιωμάτων σας υφίσταται διαθέσιμο στο γραφείο του Υπευθύνου Προστασίας του Δήμου Ηλιούπολης: Γραφείο 225, 2^ος όροφος, Σοφ. Βενιζέλου 112-114 & Πρωτόπαππα , Τ.Κ.: 16310, Τηλ: 2109970195 .

Άρνηση του  Δήμου Ηλιούπολης ή αναιτιολόγητη καθυστέρηση ως προς την ικανοποίηση των αιτημάτων σας κατά την άσκηση των δικαιωμάτων σας, σας παρέχει το δικαίωμα να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ως καθ’ ύλην αρμόδια εποπτική αρχή ( https://www.dpa.gr/ ). 

Ο  Δήμος Ηλιούπολης, με βάση την πολιτική του για την προστασία δεδομένων, ως ισχύει,  ενδέχεται να αναθεωρεί ή να τροποποιεί την παρούσα ενημέρωση, η οποία επικαιροποιημένη θα βρίσκεται πάντοτε διαθέσιμη στην ιστοσελίδα του (https://ilioupoli.gr/index.php/prostasia-dedomenon-prosopikou-xaraktira/)